De communicatie tussen (enterprise)architect en stakeholders is van cruciaal belang. Heeft u deze weleens onder de loep genomen?

Excellent Architecture gelooft dat (enterprise)architectuur moet bijdragen aan een afstemming tussen business en ICT, een visie dient te vormen op waar deze gezamenlijk naartoe gaan en zich op basis hiervan richtinggevend moet opstellen. Daarom is het essentieel dat de architect bekend is met de politieke krachten, leidende meningen en overtuigingen en bedenkingen van de organisatie. Met andere woorden: hij moet weten wat er speelt. Daarvoor is het noodzakelijk dat hij betekenisvol contact heeft met de business op het juiste niveau. De hamvraag van de architect luidt daarom als volgt: hoe vaak heb ik significant contact met business en directie op managementniveau?

Waar worden de beslissingen genomen?

De architect dient aanwezig te zijn op plekken waar beslissingen worden genomen. Dat kan in stuurgroepen geschieden, maar ook middels workshops, bilateraal contact met management en directie of een informeel gesprek in de gang. Dit is belangrijk omdat de architect holistisch naar de organisatie moet kijken. Door vertrouwen te creëren en een relatie op te bouwen kunnen de bevindingen die hij presenteert, aansluiten op dat wat er speelt.

Maar hoe komt u nu op betekenisvolle wijze in contact met stakeholders? Wij geven u vijf tips!

1.Wees zichtbaar in de organisatie

Gebruik elk contactmoment om te bouwen aan een vertrouwensrelatie met stakeholders; zelfs een ontmoeting bij het koffiezetapparaat!

2.Ga structureel gericht in gesprek

Plan tijd in om aan de hand van vooraf bepaalde onderwerpen in gesprek te komen. Doe dit structureel, zodat u gericht kunt communiceren.

3.Schakel de hulp van anderen in

Niet alle deuren gaan vanzelf open. Soms is het prettiger om u door een bestaand contact binnen de organisatie te laten introduceren bij een stakeholder, zodat u niet ‘koud’ binnenkomt.

4.Wees zichtbaar en aanspreekbaar

In meetings, stuurgroepen, workshops en (wandel)gangen dient u even zichtbaar als aanspreekbaar te zijn voor stakeholders. Een proactieve instelling vormt de sleutel tot geslaagd stakeholdermanagement.

5.Houd u aan de haal- en brengplicht

Als architect moet u via de business vernemen wat er speelt (haalplicht), waarna u richting en visie geeft (brengplicht). Natuurlijk leest u een veelheid aan beleidsdocumenten om aan de juiste informatie te komen, maar dat is niet voldoende. De menselijke en politieke context van stakeholdermanagement behelst immers een interactief proces waarin u bezig bent relaties op te bouwen. Het motto ‘u vertelt, ik schrijf op’ hoort daarin niet thuis; om betekenisvolle interactie te realiseren dient u constant te reflecteren, terug te koppelen en (door) te vragen. Als (enterprise)architect heeft u wel degelijk een mening!